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Con la autorización del tratamiento de mis datos personales se me podrá contactar mediante: sms, whatsapp, correo electrónico, dirección de residencia, llamada telefónica y/o cualquier otro medio de comunicación instantáneo o formal por motivos de: Envío de información relacionada con todo el concepto de experiencia de cualquiera de las marcas que hacen parte de Las Compañías, ya sea para fines de actualización de datos, invitación a eventos, envío de publicidad, fines estadísticos, envío de información de productos y servicios, ofertas, descuentos, información corporativa, auditorias, seguimientos, promociones, encuestas, llamadas de seguimiento, envío de productos a la dirección de residencia, así como envío de información de campañas técnicas de servicio, seguridad o “recall”, de productos financieros y de seguros para la adquisición de bienes y servicios de cualquiera de las marcas que hacen parte de Las Compañías; de igual forma, esta autorización comprende el mandato expreso para que mi información haga parte de la Base de Datos de cualquiera de las Compañías, así como también pueda ser transferida y/o transmitida a otras compañías externas del grupo con residencia en Colombia o en otros países, incluyendo mas no limitándose a las marcas de los productos que importa, comercializa y distribuyen las Compañías en Colombia.
Las Compañías: Grupo empresarial compuesto por las sociedades Inchcape Colombia S.A.S (antes Praco Didacol), Distribuidora Hino de Colombia S.A.S, Inmobiliaria Inchcape Colombia S.A.S y Matrase S.A.S
En cumplimiento con lo dispuesto en el Estatuto para la Protección de Datos Personales -Ley estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013-, y demás decretos que lo reglamentan y la guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada de la Superintendencia de Industria y Comercio, el grupo empresarial compuesto por Inchcape Colombia S.A.S (antes Praco Didacol S.A.S), Distribuidora Hino de Colombia S.A.S, Inmobiliaria Inchcape Colombia S.A.S y Matrase S.A.S, como la sociedad matriz y/o subordinadas en Colombia o en el exterior, y en especial, las sociedades del grupo INCHCAPE dentro de las que se encuentra Inchcape DDC Colombia S.A.S, Bravo Auto S.A.S e incluyendo mas no limitándose a INCHCAPE PLC (en adelante “las compañías”) adoptan la presente política para el tratamiento y uso de datos personales, (en adelante “política”) la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales de importación y comercialización de vehículos, equipos, maquinaria y repuestos, así como la presentación de servicios técnicos y mecánicos para todos nuestros clientes y usuarios, incluyendo actividades comerciales, ferias, eventos y actividades que faciliten la promoción y comercialización de nuestros productos.
La presente política incluirá también los datos e información obtenidos de todos nuestros proveedores, contratistas, sean personas naturales o personas jurídicas, empleados, y colaboradores de las compañías. En el caso de personas jurídicas, los datos e información a tratar serán los del representante legal y/o apoderado debidamente facultado en nombre y representación de la persona jurídica y como persona natural. Así mismo, para efectos de la verificación de la información y políticas de cumplimiento corporativo, se incluirán los datos de los accionistas o socios de la sociedad, los cuales harán parte de la presente política de protección de datos en virtud de la autorización previa, expresa e informada que para dicho efecto suministre el representante legal y/o apoderado debidamente registrado en el Certificado de Existencia y Representación Legal de la compañía. De esta manera, las compañías manifiestan que garantizan los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que en desarrollo de cualquier actividad o relación de cualquier índole contractual, comercial, laboral, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a las compañías cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla a través de nuestros canales gratuitos establecidos para tal fin. La compañía ha establecido un responsable institucional al interior de la organización, en consecuencia, esta persona será el enlace entre los titulares y la compañía, para tramitar en forma oportuna cualquier solicitud.
La política de Tratamiento de Datos Personales de las compañías busca garantizar el derecho al Hábeas Data de las personas naturales que entregaron sus datos personales a la entidad para el debido tratamiento (uso, recolección, supresión, almacenamiento y circulación) conforme a la finalidad informada en la autorización dada.
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones.
INCHCAPE COLOMBIA S.A.S (antes Praco Didacol S.A.S), que en adelante se denominará “INCHCAPE COLOMBIA” es una compañía comercial legalmente constituida de conformidad con las normas legales en Colombia, registrada en la Cámara de Comercio bajo el NIT 860.047.657-1. (Para mayor y actualizada información por favor consulte en la Cámara de Comercio de Bogotá el Certificado de Constitución y Gerencia de la compañía.) Al mismo tiempo, la compañía cuenta con otras compañías que hacen parte del grupo INCHCAPE COLOMBIA S.A.S., como son; DISTRIBUIDORA HINO DE COLOMBIA S.A.S., MATRASE S.A.S., e INMOBILIARIA INCHCAPE COLOMBIA S.A.S. (en adelante “Las Compañías”). Al mismo tiempo, la(s) compañía(s), hacen parte del grupo inglés INCHCAPE PLC, dentro de las que se encuentra Inchcape DDC Colombia S.A.S y Bravo Auto S.A.S, en consecuencia, la(s) compañía(s) podrán transmitir y/o transferir nacional e internacionalmente los datos e información personal tratados conforme a la presente política, para lo cual adoptarán los mecanismos legales pertinentes y conducentes, de manera que se garanticen los principios señalados en este documento y en la ley.
DOMICILIO Y DIRECCIÓN: INCHCAPE COLOMBIA S.A.S., tiene su domicilio principal en la Carrera 70 No 99 A – 00 o Calle 99 No. 69C-41 de la ciudad de Bogotá, y cuenta con sucursales en diferentes zonas y ciudades del país, las cuales podrá consultar en https://www.inchcape.com/es-co/CORREO ELECTRÓNICO: didacol@didacol.com SITIO WEB https://www.inchcape.com/es-co/TELEFÓNO: (57-1) 4238300
La presente política será aplicable a los datos e información personal registrados en cualquier base de datos de la(s) compañía(s) y cuyo titular sea una persona natural o jurídica, promesa de sociedad, corporación, fundación, consorcio, unión temporal o que adopte cualquier forma de asociación jurídica susceptible de ofrecer datos personales.
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, las compañías aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios,
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 Artículo 10, estos son los casos en que no es necesaria la autorización:
Las compañías reconocen la titularidad que de los datos personales que ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, las compañía(s) utilizarán los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales, las compañías tendrán entre otros los siguientes deberes:
Las compañías requieren del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, por ende ha desarrollado diversos mecanismos para recopilar la información como son el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La autorización será solicitada de manera previa y expresa al tratamiento de los datos personales y se conservará la prueba o evidencia de autorización dependiendo de la forma o el mecanismo utilizado.
El tratamiento de los datos personales de clientes, proveedores, contratistas, ex contratistas, distribuidores autorizados, aliados estratégicos, empleados, ex empleados, jubilados o de cualquier persona con la cual las compañías tuvieren establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su objeto social.
En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados entre otros para:
PARÁGRAFO PRIMERO: TRATAMIENTO ESPECIAL DE DATOS DE CLIENTES, EXCLIENTES, SERVICIO TÉCNICO, MOSTRADOR DE REPUESTOS Y RECALLS O LLAMADOS DE SEGURIDAD O CAMPAÑAS DE SERVICIO: Sin perjuicio de lo establecido en esta policita, La(s) Compañía(s) podrán tratar los datos de clientes, ex clientes de forma permanente para el cumplimiento de obligaciones legales, tales como el cumplimiento de llamados de seguridad, campañas de servicio o recalls, y demás cumplimiento normativo.
PARÁGRAFO SEGUNDO: TRATAMIENTO ESPECIAL DE DATOS EMPLEADOS, EXEMPLEADOS, COLABORADORES DE OTROS PAISES: La(s) compañía(s) podrán transmitir o transferir los datos de los empleados a otras compañías del grupo en Colombia, Chile, Peru o Reino Unido. Dicha transferencia o transmisión estará autorizada mientras el encargado sea o haga parte del grupo de compañías de INCHCAPE. Sin perjuicio de lo anterior, la(s) compañía(s) podrán celebrar acuerdos o contratos generales o marco de transmisión o transferencia, para lo cual observarán y cumplirán con las formalidades legales vigente sobre la materia.-
PARÁGRAFO TERCERO: TRATAMIENTO ESPECIAL DE DATOS DE PROVEEDORES, CONTRATISTAS, SUBCONTRATISTAS O TERCEROS RELACIONADOS CON ESTE TRATAMIENTO. La(s) compañía(s) tratará los datos personales e información general de los proveedores, conforme a lo señalado en esta política. En consecuencia, tendrán los mismos canales establecidos para el tratamiento de datos de clientes y empleados, y en cualquier caso, los datos de contacto establecidos en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá.
PARÁGRAFO CUARTO: CANALES ADICIONALES PARA RECIBIR SOLICITUDES: La(s) compañía(s) podrán recibir solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales a través de correo electrónico a la dirección didacol@didacol.com, así como en forma verbal o escrita, solicitudes que internamente se deberán registrar en el sistema de peticiones quejas y reclamos establecido por la compañía.
PARÁGRAFO QUINTO: VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN Y TEMPORALIDAD DEL DATO: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el Dato Personal, La(s) Compañía(s) deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación. No obstante lo anterior, el dato estará vigente por el plazo necesario para cumplir con la finalidad y en cualquier caso, durante un periodo inicial de 10 años contados a partir del último movimiento o tratamiento, prorrogables por periodos automáticos y sucesivos de 5 años. En cualquier caso, el titular podrá revocar la autorización en cualquier momento, para lo cual deberá solicitarlo a través de los canales institucionales establecidos, previa verificación de su identidad. Sin perjuicio de lo anterior, una vez revocada la autorización, la información continuará en la base de datos de la compañía y será tratada únicamente para la atención de requerimientos legales, judiciales o de entidades administrativas, así como también, en el caso de clientes, para el uso exclusivo de servicios técnicos, soporte de llamados de seguridad, campañas de servicio o recalls, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, las compañías han establecido diferentes mecanismos institucionales para los titulares, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, los cuales no tendrán costo o erogación alguna y en cualquier caso deberá seguir el siguiente procedimiento:
Cuando la consulta no sea clara, no se entienda, o no cumpla los requisitos necesarios para desarrollar una respuesta por parte de las compañías éstas le informarán al titular o al causahabiente para que nuevamente presente la consulta a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al requerimiento por parte de la entidad. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, las compañias entenderán, que el titular o causahabiente ha desistido de la consulta.
En caso de que quien reciba la consulta no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de la situación al interesado.
Así entonces el término máximo para atender la consulta será de 15 días hábiles, siempre y cuando dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la consulta por cualquier medio dispuesto para ello se le informe al titular el motivo de la demora, de lo contrario el término máximo será de 10 días hábiles.
Este reclamo deberá contener como mínimo: i) la identificación completa del titular, ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, iii) dirección del domicilio, iv) correo electrónico, y; v) acompañamiento de los documentos que el titular o causahabiente quiere hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto las compañías, requerirán al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, las compañías, entenderán, que el titular o causahabiente han desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
SE LE INFORMA A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES QUE LA SUPRESIÓN O REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS NO PROCEDERÁN CUANDO EL TITULAR TENGA UN DEBER LEGAL O CONTRACTUAL DE PERMANECER EN LA BASE DE DATOS DE LAS COMPAÑIAS.
En el evento que el titular no se encuentre conforme con la decisión adoptada por las compañías, podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura de Protección de Datos Personales y elevar la correspondiente reclamación (http://www.sic.gov.co)
Informes PQR: Las peticiones quejas y reclamos (en adelante PQR) que reciba(n) la(s) compañía(s), serán administrados con fundamento en el sistema institucional de PQR implementado por las compañías., y se incluirá en el informe trimestral presentado por la compañía.
11. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS (RNBD)
Las compañías procederán de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (en adelante “RNBD”) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional o la entidad que este último delegue.
12. UTILIZACIÓN, TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA A TERCEROS DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS TITULARES.
En cumplimiento del mandato expreso de la autorización de datos personales, el objeto social de las compañías y las directrices del plan estratégico de desarrollo de importación y comercialización de vehículos, equipos, buses, camiones, maquinaria, repuestos y componentes, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con las compañías, estas podrán realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales.
Los datos serán transferidos para todas las relaciones que puedan establecerse con las compañías, distribuidores autorizados, aliados estratégicos y/o fabricantes, bajo cualquier tipo o modalidad, es decir, transferencia, aporte, cesión, endoso, transmisión, venta, donación entre otros.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, las compañías tomarán las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con el objeto social de estas y de acuerdo a las finalidades autorizadas por los titulares de la información. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, en particular, las condiciones del país receptor, relacionadas con los niveles adecuados de protección de datos conforme a lo señalado por la autoridad colombiana.
La(s) compañía(s) podrá(n) transmitir datos entre vinculadas, matriz y subordinadas, para las finalidades establecidas en este documento y el de la autorización de datos, así como también, para efectuar los procesos de verificación y control de calidad de los procesos de venta y comercialización de bienes y servicios. Por tal motivo, las fábricas u OEM podrán igualmente tratar los datos de los clientes, única y exclusivamente para la finalidad antes mencionada.
Del mismo modo, las compañías también podrán intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo, (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), empresas privadas en el sector, fabricantes, agencias de publicidad, entre otros y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
13. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
La compañía ha designado como responsable institucional de cumplimiento de datos, es decir, como Oficial de Cumplimiento, a la persona que desempeñe el cargo de Coordinador Jurídico, Coordinador de Calidad Retail o Director(a) de Experiencia al Cliente o quien haga sus veces. A su vez, esta persona tendrá el soporte permanente de la persona o personas que desempeñen el cargo de Vicepresidente de Red, Comerciales y Gerentes de Marca o quien haga sus veces, para el tratamiento de datos de clientes, de la persona que desempeñe el cargo de Gerente de Recursos Humanos para el tratamiento de datos personales de empleados, exempleados de la(s) compañía(s), de la persona que desempeñe el cargo de Vicepresidente o Gerente de Logística y Compras o quien haga sus veces, para el tratamiento de datos de proveedores, sub-contratistas y de la persona que desempeñe el cargo de Gerente de Sistemas o quien haga sus veces, para el soporte en tecnología, sistemas y seguridad, Head Compliance América & África, Gerente Jurídico y los Representantes Legales principales y suplentes de las compañías.
Dentro de las responsabilidades del Oficial de Cumplimiento, se encuentran:
Realizar seguimiento al Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
14. DATOS SENSIBLES PROTECCION ESPECIAL
La(s) Compañía(s), no recolectarán ni tratarán datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud, salvo autorización expresa del titular o por expresa disposición legal. Ninguna actividad de la(s) compañía(s), estará condicionada a que el Titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiere, es decir, para el cumplimiento de las obligaciones y deberes del tratamiento. Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en Bases de Datos que reposen en los sistemas de información la(s) compañía(s), tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley. El ejercicio de estos derechos podrá ser realizado por parte del Titular del Dato Personal, de acuerdo con las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. Para el ejercicio de estos derechos el Titular de la Información podrá contactarse con la entidad a través de comunicación escrita dirigida a la siguiente dirección de correo electrónico didacol@didacol.com; o documento escrito dirigido a la siguiente dirección Calle 99 No. 69C-41 en la ciudad de Bogotá.
15. MARCO NORMATIVO DE LA POLÍTICA
16. VIGENCIA Y APROBACIÓN
Teniendo en cuenta que la primera política fue aprobada en el año 2013, la presente modificación a la política regirá a partir del mes de noviembre de 2021, fecha en la cual fue aprobada por las áreas encargadas y en consecuencia deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por parte de las compañías.
Para la reforma, modificación y actualización de la POLÍTICA INSTITUCIONAL DE TRATAMIENTO Y USO DE DATOS E INFORMACIÓN PERSONAL PARA LAS COMPAÑIAS, no requerirá ser informadas al titular ni contar con su consentimiento, como quiera que las compañías han establecido como mecanismo de divulgación el sitio web https://www.inchcape.com/es-co/ y los demás sitios web asociados a la operación de las otras compañías del grupo Inchcape en Colombia.
